Wat is de vergewisplicht?

Wanneer je als zorgorganisatie een nieuwe zorgverlener wilt aannemen, ben je verplicht om te onderzoeken of deze persoon geschikt is om zorg te verlenen. Dit wordt de vergewisplicht genoemd.

‍

Met de vergewisplicht onderzoek je het arbeidsverleden van een zorgverlener en kijk je of er signalen zijn die risico's kunnen vormen voor cliënten, collega's of de organisatie.

De vergewisplicht speelt een belangrijke rol bij het beheersen van risico's binnen de organisatie. Zo verklein je de kans op het inzetten van onbevoegd, onbekwaam of ongeschikt personeel

‍

In een tijd waarin de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd (IGJ) steeds meer aandacht heeft voor integere bedrijfsvoering en het voorkomen van zorgfraude, is de vergewisplicht niet alleen een wettelijke verplichting, maar ook een belangrijk onderdeel van risicomanagement en kwaliteitsborging.

‍

Wat zeggen wetten, normen en kaders over de vergewisplicht?

De vergewisplicht is vastgelegd in artikel 4 van de Wet kwaliteit, klachten en geschillen zorg (Wkkgz). Deze wet verplicht zorgaanbieders om te onderzoeken of een kandidaat geschikt is om zorg te verlenen. Daarbij moet worden gekeken naar het arbeidsverleden en eventuele signalen die wijzen op disfunctioneren of risico's voor cliënten.

‍

Volgens de IGJ moet aanvullend onderzoek plaatsvinden naar de geschiktheid en achtergrond van de kandidaat. Dit geldt niet alleen voor medewerkers in loondienst, maar ook voor zzp'ers, uitzendkrachten en gedetacheerden die namens de organisatie zorg verlenen.

‍

Het opvragen van een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is onderdeel van de vergewisplicht, maar is op zichzelf niet voldoende.

‍

Kwaliteitsnormen zoals HKZ en ISO 9001 vragen van organisaties dat zij aantoonbaar beschikken over deskundige en competente medewerkers, risico's beheersen en passende maatregelen nemen om de kwaliteit en veiligheid van dienstverlening te waarborgen. Een zorgvuldig ingericht proces rondom de vergewisplicht helpt om hier invulling aan te geven.

Daarnaast kunnen zorgkantoren, gemeenten en zorgverzekeraars aanvullende eisen stellen. Zo kan het voorkomen dat contractpartijen jaarlijks een nieuwe VOG verlangen, ook wanneer dit wettelijk niet verplicht is. Ook cao's kunnen aanvullende voorwaarden bevatten.

Controleer daarom altijd de afspraken in contracten, inkoopvoorwaarden en overige relevante documentatie.

‍

Hoe voer je de vergewisplicht uit?

Een zorgvuldig proces bestaat uit meerdere controles.

‍

Controleer relevante registers

Raadpleeg, indien van toepassing:

• Het BIG-register
• Het SKJ-register
• Openbare tuchtrechtregisters

Hiermee controleer je of registraties geldig zijn en of er sprake is van tuchtrechtelijke maatregelen.

‍

Vraag referenties op

Neem contact op met eerdere werkgevers of opdrachtgevers en vraag naar relevante ervaringen met de kandidaat.

Leg de uitkomsten van deze referentiechecks vast.

‍

Controleer diploma's

Vraag relevante diploma's op en controleer deze waar mogelijk via DUO.

Hiermee verklein je het risico op diploma- of certificaatfraude.

‍

Vraag een VOG op

Zorg ervoor dat medewerkers of zzp'ers een actuele Verklaring Omtrent het Gedrag aanleveren.

Controleer daarnaast of het document authentiek is.

‍

Leg de uitvoering vast

Beschrijf de werkwijze rondom de vergewisplicht in beleid of procedures.

Leg daarnaast per medewerker of zzp'er vast welke controles zijn uitgevoerd en wat de uitkomsten daarvan zijn.

‍

Doe indien nodig een navraag bij de IGJ

Zorginstellingen die onder de Wkkgz vallen, kunnen bij de IGJ navragen of er een aantekening aanwezig is over ernstig disfunctioneren van een zorgverlener.

‍

Waarom is de vergewisplicht zo belangrijk?

Veel organisaties zien de vergewisplicht uitsluitend als onderdeel van het wervings- en selectieproces. In werkelijkheid raakt de vergewisplicht de kern van veilige en verantwoorde zorg.

‍

De IGJ ziet regelmatig signalen van fraude met diploma's, VOG's en andere bewijsstukken. Door arbeidsverleden, diploma's, registraties en referenties zorgvuldig te controleren, verklein je het risico dat onbevoegde of onbekwame zorgverleners worden ingezet.

Daarmee bescherm je niet alleen cliënten, maar ook de kwaliteit, veiligheid en continuïteit van de organisatie.

‍

Een zorgvuldig ingericht proces:

• Verkleint de kans op incidenten;
• Beschermt cliënten en medewerkers;
• Ondersteunt veilige zorgverlening;
• Versterkt het vertrouwen van toezichthouders;
• Draagt bij aan goede risicobeheersing;
‍

• Ondersteunt compliance met wet- en regelgeving.

Daarnaast sluit de vergewisplicht goed aan op kwaliteitsmanagementsystemen zoals HKZ en ISO 9001, waarin risicobeheersing, continue verbetering en aantoonbare kwaliteit centraal staan.

‍

Vergewisplicht als onderdeel van kwaliteitsmanagement

De sterkste organisaties zien de vergewisplicht niet als een losse controle, maar als onderdeel van hun kwaliteitsmanagementsysteem.

‍

Door de vergewisplicht structureel te integreren in HR-processen, interne audits en managementreviews ontstaat meer grip op risico's en personele kwaliteit.

‍

Zo wordt de vergewisplicht geen administratieve verplichting, maar een hulpmiddel om continu te werken aan veilige, betrouwbare en kwalitatief goede zorg.

‍

Wilt u weten hoe u de vergewisplicht kunt organiseren?

Certifi helpt zorgorganisaties om de vergewisplicht praktisch, werkbaar en aantoonbaar in te richten.

‍

Samen zorgen we voor grip op kwaliteit, beheersbare risico's en processen die aansluiten bij de dagelijkse praktijk.