Risicomanagement begint bij het begrijpen van de organisatie

Veel organisaties starten met het invullen van een risicomatrix. Hoewel dit een nuttig hulpmiddel kan zijn, begint goed risicomanagement eigenlijk veel eerder.

De eerste stap is het begrijpen van de context waarin de organisatie opereert. Hierbij wordt gekeken naar interne en externe factoren die van invloed zijn op het functioneren van de organisatie.

‍

Denk bijvoorbeeld aan:

• Ontwikkelingen binnen de sector;
• Nieuwe wet- en regelgeving;
• Arbeidsmarktkrapte;
• Technologische ontwikkelingen;
• Veranderende klant-, cliënt- of burgerbehoeften;
• Financiële ontwikkelingen;
• Digitalisering en cyberdreigingen.

‍

Daarnaast spelen belanghebbenden een belangrijke rol. Iedere organisatie heeft te maken met partijen die verwachtingen hebben ten aanzien van kwaliteit, veiligheid of dienstverlening.

‍

Denk bijvoorbeeld aan:

• Cliënten of patiënten;
• Medewerkers;
• Opdrachtgevers;
• Leveranciers;
• Toezichthouders;
• Gemeenten en zorgverzekeraars;
• Ketenpartners.

‍

Door deze verwachtingen in kaart te brengen ontstaat beter inzicht in mogelijke risico's, kansen en benodigde verbeteracties.

Risico's in de primaire processen

Naast de context van de organisatie is het belangrijk om risico's binnen de primaire processen te analyseren.

‍

Denk bijvoorbeeld aan:

• Continuïteit van dienstverlening of zorg;
• Vastlegging en opvolging van incidenten;
• Informatiebeveiliging en privacy;
• Beschikbaarheid van medewerkers;
• Kwaliteit van dienstverlening;
• Leveranciersafhankelijkheden;
• Deskundigheid van medewerkers.

Door kritische processen systematisch te analyseren ontstaat overzicht en kunnen gerichte beheersmaatregelen worden getroffen.

De rol van het kwaliteitsmanagementsysteem

Een goed kwaliteitsmanagementsysteem ondersteunt organisaties bij het beheersen van risico's.

‍

Een effectief systeem zorgt ervoor dat processen zijn beschreven, verantwoordelijkheden duidelijk zijn vastgelegd en prestaties worden gemonitord. Hierdoor worden risico's eerder zichtbaar en kunnen afwijkingen tijdig worden opgepakt.

‍

In een volwassen kwaliteitsmanagementsysteem komen verschillende bronnen van risicosignalen samen, zoals:

• Interne audits;
• Managementreviews;
• Incidentmeldingen;
• Klachtenanalyses;
• Tevredenheidsonderzoeken;
• Leveranciersbeoordelingen;

• Prestatie-indicatoren en KPI's.

‍

Het kwaliteitsmanagementsysteem fungeert daarmee als een centrale plek waar signalen worden verzameld, geanalyseerd en omgezet naar verbeteracties.

‍

Niet voor niets vragen certificerende instellingen tijdens audits steeds vaker hoe risico's zijn geïntegreerd binnen het dagelijkse kwaliteitsmanagement.

‍

De PDCA-cyclus als basis voor risicobeheersing

Een praktische manier om risicomanagement vorm te geven is via de PDCA-cyclus (Plan-Do-Check-Act). Deze cyclus vormt de basis van vrijwel alle kwaliteitsnormen.

‍

Plan: risico's en kansen identificeren

In deze fase worden risico's en kansen geïnventariseerd.

Organisaties stellen zichzelf vragen zoals:

• Wat willen we bereiken?
• Welke factoren kunnen dit beïnvloeden?
• Welke risico's zijn aanwezig?
• Hoe groot zijn de mogelijke gevolgen?
• Welke kansen zien we?

Vervolgens worden prioriteiten bepaald en beheersmaatregelen vastgesteld.

‍

Do: maatregelen uitvoeren

Tijdens de uitvoeringsfase worden de afgesproken maatregelen ingevoerd.

Bijvoorbeeld:

• Scholing en bewustwording
• Procesverbeteringen
• Aanpassing van procedures
• Technische beveiligingsmaatregelen

De maatregelen worden onderdeel van de dagelijkse praktijk.

‍

Check: monitoren en evalueren

Vervolgens wordt gecontroleerd of de maatregelen effectief zijn.

Dit gebeurt onder andere door:

• Interne audits
• Evaluaties
• Monitoren van KPI's
• Incidentanalyses
• Tevredenheidsonderzoeken

Hier wordt zichtbaar of risico's daadwerkelijk voldoende worden beheerst.

‍

Act: verbeteren en bijsturen

De laatste stap is het doorvoeren van verbeteringen.

Risico's veranderen continu. Daarom wordt de risicobeoordeling regelmatig herzien en worden beheersmaatregelen aangepast waar nodig.

Zo ontstaat een continu proces van leren, verbeteren en beheersen.

‍

Wat levert goed risicomanagement op?

Wanneer risicomanagement structureel onderdeel wordt van de organisatie ontstaan verschillende voordelen.

‍

Meer grip op kwaliteit en veiligheid

Potentiële problemen worden eerder gesignaleerd waardoor incidenten kunnen worden voorkomen.

‍

Betere besluitvorming

Management beschikt over actuele informatie en kan beter onderbouwde keuzes maken.

‍

Aantoonbare compliance

De organisatie kan laten zien dat zij voldoet aan wet- en regelgeving en relevante normeisen.

‍

Minder verrassingen

Risico's worden vooraf inzichtelijk gemaakt waardoor organisaties beter voorbereid zijn op veranderingen.

‍

Meer vertrouwen

Cliënten, medewerkers, toezichthouders en ketenpartners ervaren dat processen beheerst worden uitgevoerd.

‍

Continu verbeteren

Risicomanagement levert waardevolle informatie op voor verbeterprogramma's, innovatie en organisatieontwikkeling.

‍

Risicomanagement als onderdeel van de organisatiecultuur

De meest succesvolle organisaties zien risicomanagement niet als een jaarlijkse verplichting, maar als een vast onderdeel van de dagelijkse praktijk.

‍

Dat vraagt betrokkenheid van bestuurders, management en medewerkers. Medewerkers die risico's durven melden, verbeterideeën aandragen en actief meedenken over oplossingen vormen de basis van een lerende organisatie.

‍

Een effectief kwaliteitsmanagementsysteem ondersteunt deze cultuur door risico's, kansen, verbeteringen en resultaten met elkaar te verbinden.

‍

Zo ontstaat een organisatie die niet alleen voldoet aan normen en wetgeving, maar ook actief werkt aan kwaliteit, veiligheid, continuïteit en duurzame verbetering.

‍